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As vantagens do controle de ponto eletrônico

O pessoal é o recurso mais importante e frequentemente o mais caro para a maioria das empresas. É importante gerenciar sua força de trabalho com eficácia para obter o máximo de seu investimento. 

O planejamento eficaz e a garantia de que seus funcionários estão fazendo o trabalho certo na hora certa irão maximizar a produtividade. As empresas em todo o mundo registram o tempo e a presença de seus funcionários há décadas. 

Já se foi o tempo em que cartões individuais precisavam ser perfurados por uma máquina e uma equipe de administradores tinha que pagar em dinheiro às pessoas com base nas horas trabalhadas.

Nesta era digital, soluções sofisticadas de tempo e presença podem gerenciar tudo, desde o seu planejamento avançado de rotação e planejamento de trabalho, garantindo que você tenha todos os recursos necessários no local, até o cálculo automático e preciso do salário de um indivíduo. 

Este artigo analisa os 10 principais benefícios do controle de ponto para empresa.

Confira as 10 vantagens do controle de ponto:

1. Economize horas de planejamento e elimine planilhas

Se você está usando ou já usou planilhas para planejar os turnos de sua equipe, você deve estar ciente de como elas podem consumir muito tempo. 

Uma solução de tempo e presença eficaz terá uma tela de gerenciamento de rota simples de usar que permitirá que você crie padrões de turno e planeje sua rota com antecedência. Isso permite que os gerentes planejem, com base na demanda e dentro do orçamento. 

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2. Certifique-se de que sua escala está sendo planejada dentro de seus orçamentos

As soluções de tempo de entrega e presença permitem que você gerencie facilmente os orçamentos de sua equipe. 

Quer os orçamentos sejam controlados centralmente ou gerenciados por indivíduos que são responsáveis ​​por seu próprio planejamento de orçamento, uma solução de tempo e presença pode garantir que você permaneça dentro dos orçamentos previstos, e orçamentos planejados versus reais podem ser facilmente relatados.

3. Reduzir o tempo gasto na administração e comunicação com os funcionários

Uma solução de horário e presença e uma solução de planejamento de escala podem reduzir drasticamente o tempo que seu departamento de RH e gerentes gastam se comunicando com os funcionários. 

Uma vez que uma rota tenha sido planejada para as próximas semanas ou meses, ela pode ser publicada. Cada funcionário pode ver seus turnos planejados, feriados e até mesmo a função para a qual foram atribuídos. 

Soluções mais avançadas permitem que a organização publique turnos não preenchidos ou disponíveis, permitindo que os funcionários se apresentem para turnos extras. 

4. Reduza o custo de sua folha de pagamento monitorando com precisão o tempo e a frequência de sua equipe

Um benefício-chave do controle de tempo e presença é a capacidade de garantir que a equipe cumpra suas horas contratadas e, por sua vez, é um elemento crucial no controle de custos. 

Há muitas maneiras de os funcionários entrarem ou saírem, seja um leitor de PIN / Cartão / Fob, um scanner biométrico ou um aplicativo móvel. 

Qualquer que seja o método usado, uma solução de horário e presença pode relatar com eficácia se as horas contratadas estão sendo trabalhadas e calcular o tempo extra com base nas políticas da empresa. 

As soluções inteligentes de ponto e presença podem até mesmo gerenciar regras de arredondamento automatizadas para que os gerentes sejam notificados apenas sobre as exceções consideradas importantes.  

O pagamento e as horas extras dos funcionários são calculados automaticamente pelo sistema, com base nas taxas de pagamento e nas taxas de horas extras da sua organização. 

Isso não apenas reduz o tempo gasto em cálculos manuais, mas também reduz o risco de erro humano, que pode ser caro para qualquer organização. 

5. Aumente a confiança dos funcionários em sua organização

Percebeu-se, historicamente, que os sistemas de tempo e assiduidade foram utilizados apenas para reduzir o custo da folha de pagamento e, por isso, alguns funcionários e sindicatos se opuseram ao uso dos sistemas de tempo e assiduidade. 

Nos últimos anos, muitos funcionários e sindicatos não apenas aceitaram o uso de tais sistemas, como exigiram seu uso para proteger os funcionários de serem explorados. 

6. Proteja seus dados confidenciais

Há um bom motivo pelo qual os escritórios de RH e os departamentos de folha de pagamento são mantidos trancados quando estão desacompanhados. 

Eles contêm dados confidenciais, incluindo detalhes de contato do funcionário, informações contratuais e, o mais importante, taxas de pagamento individuais. 

O pessoal de RH e de folha de pagamento é altamente confiável para manter a integridade e a confidencialidade dessas informações. 

Uma solução inovadora de horário e presença pode ser configurada de forma que os usuários do sistema fiquem restritos aos dados que podem ver ou editar. 

As permissões do usuário devem ser uma consideração importante em qualquer sistema de horário e presença.

7. Reduza o custo do absenteísmo

Gerenciar com eficácia todos os tipos de ausências é uma forma de reduzir significativamente os custos e aumentar a produtividade. 

Na maioria das organizações, há funcionários que nunca tiram um dia de folga por doença e sempre são solicitados a usar o último de seus direitos a férias no final do ano, e há aqueles que tiram uma licença significativa por doença. 

Gerenciar as ausências de maneira eficaz e justa pode ser um desafio para qualquer empresa. 

Um sistema de horário e presença pode ser configurado para aderir às políticas da sua empresa e dar indicações de padrões de ausência que podem precisar de investigação ou intervenção precoce. 

Relatórios em tempo real e programados podem capacitar as equipes de RH e gerentes de linha para resolver quaisquer problemas e gerenciar facilmente todos os tipos de ausência. 

8. Impedir fraude de tempo ou abuso de folha de pagamento

Processos manuais, como planilhas de ponto ou horas extras aprovadas pelo gerente, estão abertos a abusos, fraudes ou apenas erros simples e honestos.

Com sistema de horário e atendimento, tudo é transparente, preciso e totalmente auditado. 

As empresas podem até instalar leitores biométricos, como um leitor de impressão digital ou leitor de íris. Isso elimina a possibilidade de socos em dupla.  

9. Integre-se facilmente com outros aplicativos

Os sistemas de ponto e presença podem ser facilmente integrados a outros aplicativos. 

Por exemplo, se você tiver um sistema de controle de acesso eletrônico instalado, quando seus funcionários chegam ao trabalho e passam por uma porta, eles estão criando um evento no banco de dados de controle de acesso que indica a hora e o local em que chegaram. 

Os sistemas de ponto e presença podem ser integrados para ler essas informações e, portanto, reduzir o custo de instalação de terminais separados para que a equipe faça o ponto de entrada / saída.

10. Obtenha relatórios ao seu alcance

Um dos principais benefícios de uma solução de horário e presença é a capacidade de gerar um relatório com o toque de um botão. Um controle muito utilizado pela transportadora de veiculos.

Um bom sistema permitirá que você configure um conjunto de relatórios que podem ser agendados para chegar à caixa de entrada dos gerentes sempre que eles precisarem, e painéis podem ser configurados para ver os dados ao vivo sobre todas as métricas que são importantes para o seu negócio.

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